6 de Octubre de 2021.
Dietas abonadas en nómina
Conocer bien la definición del concepto dietas laborales es indispensable para todo responsable de RRHH y evitar así, incurrir en error a la hora de plasmar estos conceptos en nómina. A continuación, vamos a ver juntos algunos aspectos que pueden ser de tu interés:
1.- Dietas abonadas en nómina, ¿Cuándo se consideran exentas de cotización y tributación?
2.- Desglose de tipos de gastos que entran en cada categoría
3.- Cuando el hospedaje no es un establecimiento hotelero o turístico
4.- Dietas reguladas por convenio colectivo.
5.- ¿En contratos por obra o servicio determinado cabe el abono de dietas? y ¿en contratos fijos de obra?
6.- Dietas: no están exentas pasados 9 meses en un mismo destino
7.- Dietas: socios y administradores
Dietas abonadas en nómina, ¿cuándo se consideran exentas de cotización y tributación?
Para considerarse exento el importe de dietas informado en nómina, tiene que compensar aquellos gastos que soporta el trabajador por comidas o alojamiento como consecuencia de llevar a cabo su trabajo fuera de su centro o lugar de trabajo habitual y fuera del domicilio de residencia.
El artículo 23.2.a del RD 2064/1995 establece los siguientes requisitos para considerarse exentos de cotización:
- Desplazamiento del trabajador fuera de su centro habitual de trabajo.
- Desplazamiento a un municipio distinto al de su centro de trabajo y al de su residencia.
- Abono de importes que no superen los límites y requisitos establecidos en la normativa fiscal.
Desglose de tipos de gastos que entran en cada categoría
- Dieta completa. Incluyendo los gastos de desayuno, comida y cena.
- Media dieta. En este caso incluye los gastos del desayuno y la comida, o el desayuno y la cena.
- Gastos de alojamiento. En la mayoría de las ocasiones no está incluidos en las dietas, a no ser que en el convenio colectivo se diga lo contrario.
- Gastos de transporte, dependiendo del medio que se utilice. Si el empleado viaja en transporte público la empresa debería pagar los gastos incurridos en la adquisición de los billetes. Si el viaje se realiza por medio de un vehículo privado del trabajador, la empresa debe hacerse gasto de la cantidad que compense los gastos de gasolina y el desgaste del coche, así como gastos generados por peajes y aparcamientos.
Cuando el hospedaje no es un establecimiento hotelero o turístico
Es usual encontrarnos con empresas que prefieren alquilar pisos, en vez de contratar hospedaje en establecimientos hoteleros, para el uso y disfrute de sus empleados desplazados. Si es este el escenario, nos encontramos ante una retribución en especie. Dicha retribución está sujeta a retención y cotización, por el valor del alquiler.
Para ser considerada dieta exenta, es imprescindible que el gasto se realice a través de un establecimiento hotelero.
Dietas reguladas por convenio colectivo.
El hecho de que las dietas estén contempladas en el convenio colectivo, no implica que las cantidades abonadas a los trabajadores puedan considerarse como exentas, para ello, deberán cumplir los requisitos establecidos y existir realmente un desplazamiento.
Según la normativa fiscal (RD 439/2007), las dietas se encuentran exentas de tributación siempre que la empresa pueda acreditar la realidad del desplazamiento (su fecha, los motivos, el lugar, etc.), siempre que dicho desplazamiento no exceda de nueve meses, y siempre que las cuantías abonadas no excedan de los importes establecidos en el art. 9.a.3, 4, 5 y 6 del RD 439/2007.
Si las cantidades establecidas en el convenio colectivo exceden de los importes anteriormente indicados el exceso tributa y, en consecuencia, también cotiza a la Seguridad Social.
¿En contratos por obra o servicio determinado cabe el abono de dietas? y ¿en contratos fijos de obra?
En contratos por obra o servicio determinado no cabe el abono de dietas, puesto que, en estos contratos, la obra contratada va a configurarse como el centro de trabajo, contratándose al trabajador desde el inicio para prestar servicios en ese lugar, aunque no coincida con el domicilio de la empresa. No existe así un desplazamiento cuyo coste deba compensarse.
Las dietas abonadas a los fijos de obra contratados en el sector de la construcción tampoco están exentas, aunque el convenio prevea su abono (por los mismos argumentos indicados anteriormente). La única excepción a esta norma se contempla si en algún momento el trabajador se desplaza desde el centro de trabajo donde se ubica la obra para la que fue contratado hacia otras obras (siempre que ocurra de forma ocasional y no periódica).
Dietas: no están exentas pasados 9 meses en un mismo destino
Las dietas por manutención relacionadas con desplazamientos que sean superiores a 9 meses deberán ser objeto de retención desde el comienzo del desplazamiento.
A tener en cuenta:
- Debe tratarse de un desplazamiento continuado, entendiéndose continuado cuando el mismo es al mismo municipio de forma continua y no computando los cambios de municipio, aunque sean sin volver al lugar de origen.
- No se descontará el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino.
- Por un periodo de nueve meses, sin distinguir entre ejercicios fiscales, por lo que un cambio de ejercicio fiscal no impide que el gravamen de las dietas por manutención se produzca.
Dietas: socios y administradores
A este respecto habría que tener en cuenta los límites establecidos en el art. 9 del Reglamento del IRPF, que prevé dietas exentas solamente a los contribuyentes que perciben rendimientos de trabajo con motivo de una relación laboral en las que se dan las características de ajenidad y dependencia.
Por lo que los contribuyentes que no tengan esa relación laboral, como los socios y administradores, pese a que sus retribuciones constituyan rendimientos del trabajo y puedan incurrirse en gastos de desplazamiento, no se les aplicaría el régimen de dietas exentas previsto en dicho artículo.
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